tiistai 3. huhtikuuta 2018

Digitalisaation vaikutukset tietotyössä ja tietointensiivisissä organisaatioissa


Osallistuin hiljattain työ – ja organisaatiopsykologian professori Matti Vartiaisen kiinnostavalle luennolle aiheesta ”Digitalized knowledge work”. Luennosta inspiroituneena päätin kirjoittaa blogissani digitalisaation ja tietotyön suhteesta: Miten digitalisaatio näkyy työssä? Mitä mahdollisuuksia se tarjoaa? Mihin haasteisiin organisaatiot joutuvat digitalisaation seurauksena vastaamaan?


Digitalisaation vaikutukset työn tekemisen tapoihin
Digitalisaatio näkyy tietotyöläisen arjessa konkreettisimmillaan varmaankin työn tekemisen tapojen muuttumisessa: töitä tehdään yhä useammin erilaisissa virtuaalisissa tiimeissä erilaisia teknisiä viestintäkanavia ja virtuaalisia työtiloja hyödyntäen. Töitä voi tehdä mistä tahansa ja yhden tiimin jäsenet voivat fyysisesti sijaita missä päin maailmaa hyvänsä. Tietoa tallennetaan erilaisiin järjestelmiin, joissa se on helposti kaikkien saatavilla ja joiden avulla isojakin tietomääriä voidaan tarkastella näppärästi. Teknologioiden ja järjestelmien kehittyminen takaa (ja on jo taannut) niin sanotun eksplikoidun ja kodifioidun tiedon osalta merkittäviä parannuksia tiedon tallentamisen ja siirtämisen suhteen.

Mutta kuinka käy hiljaisen tiedon, jota ei voi (ainakaan kaikissa tapauksissa eikä täydellisesti) kodifioinnin keinoin muuttaa eksplisiittiseen muotoon? Teknologiakehitys tarjoaa monenlaisia mahdollisuuksia myös inhimillisen vuorovaikutuksen lisäämisen suhteen tilanteissa, joissa esimerkiksi fyysisen etäisyys asettaa rajoja henkilökohtaiselle kanssakäymiselle. Nykyiset ratkaisut eivät kuitenkaan vielä täysin korvaa hiljaisen tiedon siirtymisen kannalta olennaista, joskus pitkiäkin aikajaksoja vaativaa läheistä kanssakäymistä asiantuntijoiden välillä. Ehkä todelliset virtuaaliset työpaikat avatareineen voivat joskus tuoda tähän vastauksen? Professori Vartiainen uskoo edellä mainittujen saavan uutta tuulta alleen taas 5G-teknologian kehittyessä. Ainakin tällä hetkellä suurella osalla organisaatioista on kuitenkin vielä haasteita luoda suotuisat olosuhteet ja prosessit hiljaisen tiedon liikkumiselle tiimi-/projektityöskentelyn puitteissa.


Digitalisaation vaikutukset työmarkkinoihin
Isommassa kuvassa digitalisaatio näkyy työmarkkinoilla. Yhdysvalloissa tehdyssä tutkimuksessa arvioitiin vuonna 2013, että 47% USA:n työpaikoista kuuluu ”suuren riskin kategoriaan”, jonka sisältämät ammatit tulevat automatisoitumaan vuosikymmenen tai parin vuosikymmenen sisällä. ETLA ennusti vuonna 2014, että Suomessa vastaava suhde olisi noin kolmannes kaikista työpaikoista.

Digitalisaatio ei vaikuta työmarkkinoihin pelkästään leikkaamalla ammattien ja ihmisten suorittamien työtehtävien määrää. Tulossa on enenevissä määrin myös erilaisia hybridejä töitä sekä töitä, joihin digitalisaatio tuo uusia elementtejä (kuten lääkärikunnalle tekoälyn hyödyntäminen sairauksien diagnosoinnissa) ja uusien ilmiöiden ympärille syntyviä täysin uudenlaisia töitä (liittyen esimerkiksi sosiaaliseen mediaan tai vaikkapa virtuaalitalouteen).

Teollisuudessa koneet ovat vallanneet tilaa ihmiseltä jo pitkään. Näin on tapahtumassa yhä enemmän myös tietointensiivisillä aloilla. Koneet hoitavat rutiininomaiset tehtävät, analysoivat ja prosessoivat dataa, vastaavat tavallisimpiin kysymyksiin itsenäisesti. Mikä on ihmisen tehtävä ja missä on tietotyöläisen arvo? Eli mitä kone ei voi korvata?

Olennaista on varmasti ihmisen kyky hyödyntää olemassa olevaa tietoa ja synnyttää uutta tietoa luovasti, innovatiivisesti ja soveltaen yhteistyössä toisten ihmisten kanssa. Lisäksi tarvitaan ihmisiä, jotka ymmärtävät teknologiaa ja järjestelmiä ja näkevät, kuinka ihminen voi hyödyntää niitä järkevästi ja tehokkaasti, ilman että ne muodostuvat itse tarkoitukseksi. Tällaisista osaajista käytävä kilpailu tulee varmasti tulevaisuudessa yhä kovenemaan.


Digitalisaation vaikutukset tiedon ja osaamisen johtamiseen
Informaation määrä kasvaa. Sitä kerätään ja tallennetaan yhä enemmän. Erilaisten tietojärjestelmien määrä lisääntyy. Informaatio- ja järjestelmä-ähkyn uhka kasvaa. Vaarana on myös liika keskittyminen tiedon määrään ja tallennettavuuteen.

Organisaation on tehtävä strategisia valintoja sille relevantin tiedon tyypistä ja tavoista, joilla sitä halutaan tuottaa: Onko organisaatiolle olennaisempaa hyödyntää jo olemassa olevaa tietoa? Vai onko sen toiminnan tavoitteena luoda täysin uutta tietoa? Pyritäänkö organisaatiossa toistamaan kustannustehokkaalla tavalla jo aiemmin päivän valon nähneitä ratkaisuja vai tavoitellaanko toiminnalla innovaatioita? Panostetaanko eksplikoidun tiedon hyödyntämiseen vai keskitytäänkö organisatoristen rakenteiden ja prosessien kehittämiseen siten, että ne hyödyntävät hiljaisen tiedon käyttöön saamista?

Organisaatioiden tulee myös varautua nopeisiinkin muutoksiin töiden ja tehtävien jakautumisessa. Tehtävien jakautuminen ihmisen ja koneen välillä voi viiden vuoden päästä olla aivan toisenlainen kuin tänä päivänä. Henkilöstöhallinnon näkökulmasta on olennaista linjata, minkälaisen osaamisen kehittämiseen organisaatiossa halutaan panostaa. Samoin tulee tietää, mihin panostaa organisaationa, jotta voi pärjätä kilpailussa parhaista osaajista.


Digitalisaation vaikutukset työhön ovat moninaiset. Paljon olemme niitä jo nähneet mutta vielä paljon enemmän on tulossa. Muutokset ovat nopeita. Organisaatioille olennaista on varmastikin ymmärtää tämä, olla varautunut ja sopeuttaa omat toimintatapansa ympäröivän maailman kehitykseen, jotta sen mahdollisuudet saavuttaa tavoitteensa säilyvät.


 Lähteet

Vartiainen, M. (2008) Facilitating Mobile and Virtual Work. In: Wangel, C. (Ed.) 21st Century Management, A Reference Handbook, Vol. II, pp. 348-360. Thousand Oaks, CA: Sage.

Frey, C. B., & Osborne, M. A. (2013). The future of employment: How susceptible are jobs to computerisation? OMSWorkingPapers,September18.http://v.gd/iViQ0L

Pajarinen,Mika&Rouvinen,Petri (13.1.2014).Computerization Threatens One Third of Finnish Employment. ETLA Brief No 22. http://pub.etla.fi/ETLA-Muistio-Brief22.pdf

Starbuck, William H., Learning by Knowledge-Intensive Firms (1992). Journal of Management Studies, Volume 29, Issue 6, pages 713-740, November 1992.









torstai 29. maaliskuuta 2018

Hyvän visuaalisuuden alkeet diaesityksissä



Diaesitysten tekemiseen soveltuvat samat säännöt kuin perinteiseen taiteeseen tai valokuvaukseen. Diat kertovat tarinan, jota esityksen sanallinen osuus tukee. Niiden molempien tulisi mieluiten toimia erillisinä teoksina, mutta erityisesti myös yhteisenä kokonaisuutena. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että diassa tulisi olla kaikki info, joka esityksessä kerrotaan, vaan että kaikki siinä oleva informaatio tukee puhuttua tekstiä, korostaen pääpointit. Ongelmaksi muodostuu, kun dioissa on asiaa, josta ei puhuta, jolloin katsojan on vaikea päättää, kumpaa tulisi seurata tekstiä vaiko puhetta, ja asia menee helposti ohi. Juuri tämän vuoksi pitkät lauseet dioissa ovat ongelmallisia, jos niitä ei lueta sanasta sanaan, tai välillä luetaan suoraan diasta ja toisaalla lisäillään väliin omaa puhetta.

Designerit ovat kuin elokuvaajat: kuvaaja päättää, mitä kuvassa näkyy, mitä jätetään ulos ja mitä sisällytetään. Kaiken tulisi olla perusteltua. Käsittelen tässä tekstissä diojen tekemisen perusteet eri näkökulmista ja lopuksi annan muutaman vinkin, miten näitä sääntöjä voi alkaa mahdollisimman tehokkaasti hyödyntämään.

 

Teksti

Dian tulisi kertoa yksi tarina, jonka tulee olla “luettavissa”, mieluiten nähtävissä, sekunneissa. Jos tekstiä on pakko käyttää paljon, sitä tulisi yksinkertaistaa ja korostella siten, että pääasiat tulevat helposti esille. Eli ei liian pitkiä tekstiblokkeja. Jos tällaisia kuitenkin jostain syystä joutuu käyttämään, niitä tulisi animoida siten, että kokonaisuus ei ole joko alusta asti näkyvissä, tai muin keinoin korostetaan kohtia joihin pitäisi keskittyä.

Tekstiefektejä ei tule käyttää kuin pakon edessä. Esim. 1 pikselin etäisyydellä oleva pehmentämätön pudotusvarjo (drop shadow) voi joskus tuoda vaaleaa tekstiä irti taustasta riittävästi. Kuitenkin usein efektit tekevät tekstin lukemisesta vaikeampaa. Tekstiä voi boldata, harvoin kuitenkaan alleviivata, eikä missään tapauksessa molempia yhdessä. Kursiivia voidaan käyttää tilanteissa, joissa se on sopivaa, esim. lainauksissa.

Kirjasintyyppi (typeface), tunnetummin fontti, tulee valita peruskirjasimista. Niidenkin viestiä tulee miettiä: Comic Sans ei sovi muihin kuin hupaisiin lehtisiin, nykyään monien suosiossa olevassa Google Slidesin presetissä oleva Amatic SC samoin sopii vain kevythenkisiin esityksiin, kun taas perinteiset Arial ja Verdana sekä Times New Roman ja Georgia sopivat hyvin bisneskontekstiin. Googlen työkalut tarjoavat hyviä vaihtoehtoja näiden lisäksi, mutta niissä tulee huomioida, että esim. Windowsissa ei kaikkia fontteja tule mukana, joten ne pitäisi joko ladata tai käyttää tiedostomuotoa, joka tuo fontit mukanaan, esim. PDF, toisin kuin .pptx ainakaan helposti.

Helppo yleissääntö fonttien yhdistelyyn on: mitä kokemattomampi käyttäjä, sitä vähemmän fontteja voi yhdistellä aloittelija vain yhtä, kokeneempi kahta ja ammattilainen kolmea. Yhdisteltävät fontit tulevat olla selkeästi erilaisia. Esim. päätteettömien (sans-serif) Arialin ja Calibrin yhdistäminen näyttää vain virheeltä, kun taas päätteelliseen (serif) fonttiin, esim. Georgiaan, niiden yhdistäminen onnistuu.

Kuvaajat ja muut visuaaliset tukimateriaalit

Pääsääntönä – edelleen – on että tarinoita, tässä tapauksessa kuvaajia, tulisi olla vain yksi per dia, ellei esimerkiksi haluta vertailla kahta keskenään: vuoden 2016 luvut verrattuna 2017 lukuihin. Yksi tarina per dia. Vertailun tekeminen tässä tapauksessa olisi mahdotonta, jos molemmat kuvaajat eivät olisi esillä.

Kuvaajissa ei tule myöskään olla liikaa informaatiota, niiden tulee olla näkyviä ja selkeitä. Jos ympyrädiagrammia on käytettävä, siinä tulisi käyttää toisistaan erottuvia värejä. Tämä ei kuitenkaan tarkoita äärimmäisiä päävärejä, sillä sekään ei näyttäisi hyvältä. Värien tulisi sopia teemaan, mutta olla riittävän erottuvia.

Yleinen ongelma liian monimutkaisissa kuvioissa on se, että on vaikea tietää, minne tulisi katsoa. Tätä sitten yritetään kompensoida laserosoittimella. Kuitenkin designvaiheessa tulisi jo tajuta, että diaa tulisi yksinkertaistaa jotenkin. Hyvänä sääntönä on, että jos diassa joutuu käyttämään laserosoitinta, sille tulisi tehdä jotain.

Joskus täytyy käyttää ulkoisista lähteistä löytyviä kuvaajia, kuten historiaan perustuvia kaavioita. Jos tietoja ei saa ladattua datana, vaan joutuu tyytymään kuvamuotoiseen ratkaisuun, tulee suuresti harkita, että pitäisikö kuvaaja tehdä uudestaan, jos se ei täytä omatekemiltäkin kuvaajilta vaadittuja kriteereitä. Esimerkiksi huonoresoluutioinen kuva ei ole informatiivinen. Kuvaajan tekeminen uudelleen PowerPointin muototyökalujen avulla ei myöskään ole kauhean aikaa vievää.

 

Kuvat

Kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa. Kuvaa on myös mukavampi katsoa kuin tuhatta sanaa. Tapauksesta riippuen voidaan käyttää väri- tai mustavalkokuvaa. Näissäkin tulee huomioida, että ne sopivat teemaan ja yleisilmeeseen. Netistä on kiva löytää kuvia, mutta niiden käyttökin on erittäin kyseenalaista tekijänoikeuksista johtuen. Ei tästä tässä kuitenkaan sen enempää.

Monesti käytetään liian pieniä kuvia, tai väärän muotoisia. Kuvia ei koskaan tulisi venyttää vain yhteen suuntaan, jotta ne sopisivat diaan. Joko niitä rajataan tai tehdään työläämpää muokkausta, mutta venyneet kuvat eivät koskaan näytä hyvältä. Samoin liian pienet kuvat venytettynä suuriksi näyttävät vain mössöltä. Jos kuva on kuvituskuva, sen tulisi sopia tilanteeseen täysin, eikä vain vähän sinnepäin. Jos se ei ole täysin eksplisiittistä, tulisi selittää mitä Mauri-koira tekee dian kulmassa. Ehkä siihen liittyy hauska anekdootti. Jos ei, niin se on vain idiootti. Eikä kukaan tykkää idiooteista, joten se tulisi poistaa.

 

Animaatiot

Animaatioiden käyttö voi olla suositeltavaa. Kuitenkaan tällä ei tarkoiteta kaikkia pyöriviä, leijuvia ja kuvioita muodostavia animaatioita. Ne tulee pitää yksinkertaisina: suorat ilmestymiset ja poistumiset ovat hyviä. Lisäksi jotkin korostukseen hyödynnettävät animaatiot voivat olla sopivia, esim. Suurenna tai kutista (Grow/Shrink) ja Liikeradat (Motion Path). Näissäkin tulee olla huolellinen, eikä niitä pidä käyttää kuin pakon edessä.

Liian usein näkee esityksiä, joissa on jokaiseen väliin löydetty uusi animaatio. Se vie huomion pois itse asiasta, kun keskittyy katsomaan, mikä animaatio seuraavaksi tulee. Jossain tapauksessa niitä kuitenkin voi käyttää tehokeinona. Silloin tulee huomioida, että esimerkiksi erilaiset työnnöt ja liukumiset tulee miettiä myös lukusuunnan kannalta. Eli, jos dia siirtyy väärään suuntaan, katsoja saattaa ihmetellä, siirryttiinkö asiassa taaksepäin. Ainoa kysymys, mitä tässä kohdassa täytyy kysyä, on: mitä animaatio tai siirtymä viestii tukeeko se esitystä ja sen sanomaa?

 

Värit

Värien maailma on erittäin laaja, ja kontekstista (kulttuuri, vuodenaika…) riippuen värejä tulkitaan eri tavoin. Niiden syvällinen käsittely tämän blogipostauksen puitteissa olisi mahdotonta. Kuitenkin muutamalle vinkille on aina tilaa.

Valmiiden diapohjien käyttö on monesti ihan suositeltavaa. Ongelma niissä kuitenkin on, etteivät niiden värit useinkaan sovi sellaisenaan esitykseen. Esimerkiksi tiettyä yritystä käsiteltäessä olisi hyvä hyödyntää yrityksen käyttämiä värejä. Täysin samoja, ei melkein. Tähän voi joko käyttää Googlea, sekä yrityksen nettisivuja, jos he mainitsevat värit siellä. Se on kuitenkin harvinaista. Toinen vaihtoehto on ottaa esimerkiksi logo ja tuoda se PowerPointiin ja käyttää siellä Värinvalitsinta. Tällöin se ottaa juuri oikean värin.

Usein voi olla tarvetta useammalle kuin yhdelle värille. Silloin kannattaa esim. korostusväriksi monesti valita vastaväri, mutta muuten samoilla ominaisuuksilla: kirkkaus ja kylläisyys. Eli vähäsaturoituneeseen siniseen sopii vähäsaturoitunut oranssi. Myös näiden kahden värin muita variaatioita – vaaleampi/tummempi, enemmän/vähemmän saturoitunut – voi käyttää. Vaihtoehtoisesti voi käyttää muita väriskeemoja.

 

Yleiset design-ohjeet

Kuten alussa viittasin, perinteisen kuvataiteen sommittelusäännöt (Boddy-Evans, 2017) pätevät edelleen dioihin. Kaikkia ei välttämättä joka tapauksessa tarvitse noudattaa, riippuen tapauksesta. Toisaalta, jos jotain sääntöä tarkoituksenmukaisesti rikkoo, tulisi se pystyä jotenkin perustelemaan.

  • Yhtenäisyys: tukevatko kaikki elementit toisiaan visuaalisesti, ovatko ne yhteneviä, sopivatko ne yhteen?
  • Tasapaino: jos diaa ajattelee tasapainolautana ylhäältä päin katseltuna tukipiste dian keskellä, onko joku puoli visuaalisesti merkittävästi painavampi kuin muut? Esim. tasaisen taustan omaava dia muutamalla sanalla, jotka ovat sijoitettuna vasempaan reunaan. Tässä tapauksessa tasapainon voisi palauttaa oikeaan reunaan sijoitettavalla kuvalla, tai vaihtoehtoisesti keskittämällä tekstit. Tasapainoon vaikuttavat eniten suurikontrastiset elementit.
  • Liike: onko diassa hyvä flow? Länsimaalaiset lukevat vasemmalta oikealle, ylhäältä alas. Ovatko käsiteltävät elementit tässä järjestyksessä?
  • Rytmi: luovatko elementit hyvän rytmin? Esim. neljä bullet pointia, joista yksi on erittäin pitkä ja muut lyhyitä, ei todennäköisesti luo hyvää rytmiä.
  • Fokus: onko tärkein elementti (dian subjekti, tarinan pääidea) se, johon silmät sijoittuvat ensimmäisenä? Johtavatko johdattelevat elementit dian tarinan itse pääideaan?
  • Kontrasti: koko, väri, muoto, tekstuuri. Luodaanko diassa hyvä kontrasti eri asioiden välillä? Erottuvatko sanat ja kuvaajat taustasta, toisistaan? Onko tärkein elementti suurikontrastisin?
  • Kuvio: luoko dia toistuvan kuvion, vai ovatko elementit satunnaisesti sijoitettu ympäriinsä, ilman minkäänlaista harmoniaa?
  • Mittasuhde: suuremmat elementit ovat tärkeämpiä kuin pienemmät. Ovatko ne lähekkäin vai kaukana toisistaan?


Lähdetiedot ja muut “ylimääräiset krääsät”

Yleensä lähteet olisi hyvä merkitä, mutta perinteistä akateemista lähdeviitettä ei tule laittaa dian sisään. Jos haluaa, niin akateeminen tekstin sisäisen lähdeviittauksen merkintätapa on toimiva ratkaisu. Kukaan ei aio lukea pitkää lähdettä, saati kopioida pitkää linkkiä. Pitkät lähdeviittaukset voi jättää viimeiseen diaan ja sielläkin linkit ovat lähes turhia, sillä niitä ei kukaan pysty käyttämään. Myös designin kannalta lähteet usein luovat omat haasteensa, sillä ne vievät tilaa ja vaativat osan dian tarinasta itselleen. 
Samoin tulee pitkään harkita kaikkien muiden ylimääräisten palasten käyttöä. Esimerkiksi sivunumerot, tekijöiden nimet, päivämäärät, jne. ovat turhia suurimmassa osassa tapauksista. Osan näistä voi toki esittää aloitusdiassa, tai lopussa, mutta eihän tekstissäkään jokaisen kappaleen lopussa ole päivämäärää ja tekijää mainittu.

Miten sitten käytännössä saada yhtenevä esitys, ettei tarvitse silmämääräisesti tehdä kaikkea “sinnepäin”?

Usein aloittelijat sijoittelevat elementtejä silmämääräisesti, mikä johtaa helposti sääntöjen rikkoutumiseen, mikä puolestaan johtaa rumiin dioihin. Nykyaikaisissa ohjelmissa, etenkin MS PowerPointissa on tehokkaita työkaluja elementtien sijoitteluun. Näistä merkittävimmät ovat tasaustyökalut (align tools) sekä apuviivat (guides). Näiden työkalujen avulla saadaan elementit samalle tasolle, tasaisin välein, jne., jolloin on helpompaa muodostaa esimerkiksi kuvioita. Jos taulukossa osa soluista on vinossa, moni huomaa, että siinä on jotain “vikaa”. Kuitenkin sen korjaaminen vaatii vain muutaman sekunnin työn linjaustyökaluilla. Lisäksi elementtejä kannattaa ryhmitellä (group) keskenään, jotta niiden liikuttelu yhdessä on helpompaa. Myös valintaruudun (Selection Pane) käyttöä kannattaa harjoitella.

PowerPointissa kannattaa aina muokata “yleisen tason” parametrejä. Tällä tarkoitan sitä, että jos haluaa muuttaa kaikkien diojen fontteja, se tulee tehdä Dian perustyylissä (Master Slide, Wordissa tulisi käyttää tekstityylejä), eikä muuttaa samaa parametria yksitellen eri dioihin. Samoin jos haluaa muokata värejä, tulisi käyttää teemavärejä. Tällöin ei ole riskiä, että jossain kohdassa käyttää hieman erilaisia asetuksia, esim. fonttikokoa tai -väriä. Kuten ei missään muuallakaan, useamman enterin käyttö kerralla ei ole suotavaa. Se vain vaikeuttaa muokkaamista. Toisin kuin Blogspotissa,  kannattaa muokata riviväliä tai kappaleen jälkeistä väliä.



ps. Voi kunpa Bloggerin tekstinmuokkaus tekisi niin kuin pitäisi.

Lähteet



Boddy-Evans, M. 2017. The 8 Elements of Composition in Art. https://www.thoughtco.com/elements-of-composition-in-art-2577514